国际商学院学生活动财务管理制度

稿件来源： | 作者：国际商学院 | 发布日期：2007-12-10

一、财务办理程序：

（一）、学生活动财务开支类别：

1、现金开支后须索取发票清单。

2、如果一次性花销预算超过千元，只能选择用支票支付或办理银行汇款。请不要用现金直接支付，否则无法报账后果自负。遇到这种情况，学生最好将对方单位联系方式交给主管老师处理。

3、与学校内部单位（校办产业除外）的财务往来，不得用现金或支票支付，必须办理校内经费转账。如校内食堂、网络中心等校内单位。办理校内转账的流程见第二部分内容。

（二）、学生办理现金报账的一般程序：

1、学生向主管老师提出活动策划和预算（文本和电子版均有效）；

2、主管老师审批通过后（书面审批或邮件审批均可），学生进行相关开支；

3、学生经办人在发票上签名，注明开支时间和事由，并附上有关清单。同时发票背后需要一个学生作为证明人签名。

4、学生经办人尽快将发票统一交给学生组织对应的会计，一般在活动结束的5日内上交相关发票。

5、学生组织的会计审核发票，并按照学院要求制作标准的EXCEL账目统计表备查（标准EXCEL表格由学院统一格式下发）；

6、学生会计将发票交给学生出纳，学生出纳以活动为归类主题整理票据并进行文本登记，提前填好“学生活动费用报销表”(见附件)给主管老师签名确认，待一次活动的所有票据整理完全后连同“学生活动费用报销表”一起上交给学院会计老师；

7、学生出纳到学院找学院会计老师办理报账手续。部分零散小票（如餐票、车票）需按照尺寸大小、发生日期和金额排列后粘贴在“小票粘贴单”上（“小票粘贴单”可在学院领取）；

8、学院出纳将票据统一呈交学院领导审批；

9、学院出纳进行开支登记并到学校财务处办理财务报账；

10、学院出纳通知学生出纳前来领取报出的现金，学生出纳领钱时签名确认；

11、学生出纳作好相关登记，通知发票经办人取回现金，领款人需在文本账目上签名确认。学生会计作好电子表格登记。

备注：特殊情况的办理程序会另做安排。

（三）、校内经费转账的具体程序：

1、学生经办人让对方单位开具转账通知单或到学院办公室出纳老师处领取转账通知单；

2、对方经办人签名并填上对方项目号；

3、经办人将转账单送交学生组织的会计；

4、学生会计、出纳进行电子表格登记以及文本登记；

5、学生出纳将转账单送交学院会计；

6、学院出纳到学校财务处办理财务转账手续；

7、学院出纳通知学生出纳前来领取转账回单；

8、学生出纳、会计做好文本与电子登记，出纳通知学生经办人领取转账回单，领单人在文本账目上签名。

9、学生经办人将转账回单送交对方单位。

二、学生经办人收取发票注意事项：

（一）、付款时需向对方单位索取税务部门、财政部门监制的合法票据（邮局票据除外）方能办理财务报账。

（二）、活动所开发票若需要填写顾客名称，请一律填写“中山大学”。

（三）、购买物品的发票需写明品名、规格、数量、单价，如内容太多可请对方单位出具含有品名、规格、数量、单价、金额合计的购物清单(清单上须盖有与发票相同的供货方印章)。

（四）、拿到发票后注意核对发票上的公章与对方单位的正式称呼是否对应，公章是否清晰可辨。

备注：

1、若为制作宣传横幅、海报、传单等开支，请在发票项目一栏填写“印刷费”，并在发票背后详细注明宣传品种类，制作日期。负责开这张发票的学生为经办人，须在发票背面署名。

2、若在超市购买食品、用品等多类物品，需在上交发票时附物品小票清单。

三、财务监督形式：

学生组织的主管老师一般每季度核查一次学生组织开支账目，请各组织负责人平时准备好EXCEL表格账目和文本账目备查。

附件:学生活动费用报销表.doc

学院会计：杜小芳老师办公电话：0756-3668261

学院出纳：卢珍老师办公电话：0756-3668662/3668237

2013年5月27日更新